Préparer son dossier de vente : les documents que demandera un acquéreur

Quand un acquéreur s'intéresse à votre commerce, les questions arrivent vite. Et derrière lui, sa banque en posera d'autres. Si vous devez chercher chaque document au moment où ils vous sont demandés, la vente ralentit, et l'acquéreur peut douter du sérieux du dossier.

Préparer votre dossier avant la mise en vente vous permet d'avancer sereinement.

Voici les documents à réunir, et comment les partager sans perdre la maîtrise de vos informations.

Les documents financiers

C'est la première chose que regardera un acquéreur, et surtout sa banque. Votre expert-comptable peut vous fournir tous les documents nécessaires :

• la liasse fiscale des trois derniers exercices ;
• le compte de résultat synthétique des trois derniers exercices ;
• le compte de résultat détaillé des trois derniers exercices ;
• une attestation de chiffre d'affaires hors taxes de l'exercice en cours, mois par mois.

Quatre documents, quatre usages

Ces documents ne se ressemblent pas et ne servent pas à la même chose.

La liasse fiscale est la déclaration de résultat transmise chaque année aux impôts. C'est un document officiel, souvent demandé par les banques et les conseils de l'acquéreur.

Le compte de résultat synthétique, parfois appelé simplifié, présente vos recettes et vos dépenses regroupées en grandes catégories. Par exemple, une seule ligne « Autres achats et charges externes » peut rassembler à la fois votre loyer, votre électricité, vos assurances, vos honoraires et vos frais de téléphone. Il donne une vue d'ensemble, mais ne permet pas de comprendre comment fonctionne réellement votre commerce.

Le compte de résultat détaillé reprend toutes vos charges, une par une : achats de marchandises, loyer, électricité, eau, assurances, entretien, honoraires, salaires, charges sociales, et ainsi de suite. On y voit exactement où va chaque euro. C'est le document le plus important pour un acquéreur.

L'attestation de chiffre d'affaires montre comment se porte votre commerce aujourd'hui, mois par mois. Certifiée par votre expert-comptable, elle a une vraie valeur aux yeux de l'acquéreur et de sa banque. En attendant de l'obtenir, vos tickets Z de caisse peuvent donner une première idée, mais ils ne la remplaceront pas.

Toujours en hors taxes

Présentez toujours votre chiffre d'affaires hors taxes (HT). Annoncer un chiffre toutes taxes comprises (TTC) le gonfle artificiellement : l'acquéreur ou sa banque s'en apercevront, et votre crédibilité en pâtira pour toute la suite de la négociation.

Pourquoi le détail est indispensable

Vous pouvez commencer par transmettre les comptes de résultat synthétiques lors des premiers échanges. Mais un acquéreur sérieux, et à plus forte raison sa banque, demandera rapidement le compte de résultat détaillé. C'est lui qui permet de vérifier que les charges sont cohérentes, de repérer ce qui pourrait être optimisé, et de construire un plan de financement fiable.

Refuser ou tarder à le transmettre est une mauvaise idée. Un acquéreur à qui l'on ne montre pas le détail des chiffres se méfie, et beaucoup renoncent tout simplement. Des comptes clairs et complets, transmis au bon moment, sont au contraire un signe de sérieux qui facilite la négociation.

La banque de l'acquéreur s'intéresse aussi particulièrement à l'excédent brut d'exploitation (EBE). Si certains résultats demandent une explication, comme une année exceptionnelle, des travaux ou une période de fermeture, préparez-la avec votre expert-comptable. Une explication claire, donnée d'emblée, vaut mieux qu'un doute laissé sans réponse.

Le bail commercial

Le bail est souvent l'élément le plus scruté après les chiffres. Prévoyez :

• le bail commercial complet et tous ses avenants ;
• les documents annexés au bail, comme les diagnostics ;
• un avis d'échéance ou une quittance de loyer récents ;
• le cas échéant, les échanges importants avec votre bailleur, par exemple sur un renouvellement.

L'acquéreur vérifiera l'activité autorisée, la durée restante, le montant du loyer et les conditions de cession. Si votre bail arrive bientôt à échéance, mieux vaut régler ce point avant de mettre en vente.

Les salariés

Si vous employez du personnel, l'acquéreur reprendra en principe les contrats de travail en cours. Il voudra donc savoir exactement ce qu'il reprend :

• la liste des salariés, avec leur poste, leur ancienneté et leur rémunération ;
• les contrats de travail ;
• la convention collective applicable.

Pour respecter la confidentialité de vos équipes, présentez d'abord ces informations sans les noms. Les documents détaillés pourront être transmis plus tard, une fois les échanges bien engagés.

Le matériel et les contrats en cours

Préparez la liste du matériel, du mobilier et des agencements inclus dans la vente, avec, si possible, leur date d'achat et leur état. C'est cette liste qui servira de base à l'inventaire annexé à la promesse de cession.

Recensez aussi les contrats en cours : location ou crédit-bail de matériel, contrats de maintenance, abonnements, principaux fournisseurs. Certains pourront être repris par l'acquéreur, d'autres devront être résiliés : mieux vaut le savoir tôt.

Les autorisations et la conformité du local

Selon votre activité, certaines autorisations sont indispensables à l'exploitation : licence de débit de boissons, autorisations sanitaires, agréments professionnels. Rassemblez-les, et vérifiez lesquelles pourront être transférées à l'acquéreur.

Si vous disposez d'une autorisation pour une terrasse ou un étalage, joignez-la à votre dossier, avec son coût annuel. Cette autorisation est accordée à titre personnel, à vous seul : elle ne se transmet pas avec la vente, et l'acquéreur devra en faire la demande à son tour auprès de l'administration concernée, le plus souvent la mairie. Son coût annuel l'intéresse directement, car il pèsera dans ses charges.

Côté local, réunissez l'attestation d'accessibilité aux personnes à mobilité réduite (PMR) ou, le cas échéant, la dérogation obtenue. Un local qui n'est pas aux normes peut imposer des travaux importants à l'acquéreur, et peser lourdement dans la négociation.

Pour les diagnostics et rapports de contrôle, distinguez deux cas. Certains font partie de l'entretien courant de votre commerce, comme les vérifications de l'installation électrique, des extincteurs ou, pour un restaurant, le nettoyage du système d'extraction : ils doivent être faits régulièrement, en général chaque année, et vous pouvez les joindre à votre dossier. D'autres sont liés à la vente elle-même et n'ont qu'une durée de validité limitée : voyez avec votre conseil à quel moment les demander, pour qu'ils soient encore valables le jour de la signature.

La présentation de votre affaire

Les documents ne suffisent pas : l'acquéreur doit aussi comprendre ce qui fait la valeur de votre commerce. Préparez une présentation claire :

• votre activité, votre clientèle et vos horaires ;
• ce qui distingue votre commerce : emplacement, réputation, savoir-faire ;
• des photos du local et de l'activité ;
• les raisons de la vente, formulées simplement.

Cette présentation donne envie d'aller plus loin. Elle permet aussi aux acquéreurs de se projeter avant même la première visite.

Partager vos documents au bon moment

Préparer tous vos documents ne veut pas dire tout envoyer dès le premier contact. Partagez-les progressivement, au rythme des échanges :

• au premier contact : une présentation générale, sans votre enseigne ni votre adresse ;
• une fois l'intérêt confirmé : les chiffres clés et les informations sur le bail ;
• quand le projet se précise : les documents détaillés, les photos sensibles et les informations nominatives.

Vous restez ainsi maître de ce que vous partagez, et du moment où vous le faites.

Un dossier bien préparé fait gagner du temps

Un dossier complet rassure l'acquéreur, facilite le travail de sa banque et vous évite les allers-retours en cours de négociation. Et face à un dossier solide, un acquéreur discute plus sereinement du prix.

Pour les autres étapes de la vente, consultez notre article Vendre son fonds de commerce sans agence : comment faire ?.

Préparer votre dossier sur VenteProDirect

VenteProDirect met à votre disposition des outils pour construire votre dossier :

• vos informations sont structurées pour présenter votre affaire clairement ;
• vous pouvez générer à tout moment un dossier de présentation, depuis votre annonce ou directement dans la messagerie : vous choisissez ce qu'il contient et le partagez avec les acquéreurs ;
• votre enseigne et votre adresse restent confidentielles par défaut ;
• une galerie privée vous permet de ne montrer vos photos sensibles qu'aux acquéreurs de votre choix.

Créer votre compte, déposer votre dossier et utiliser ces outils est gratuit pour les vendeurs, sans carte bancaire demandée.

Cet article donne des repères généraux et ne remplace pas un conseil personnalisé. Pour votre situation, rapprochez-vous d'un professionnel spécialisé.